Begin met een Werkscan
Waarom we bij een groter vraagstuk eerst kijken hoe het werk nu loopt, voordat we voorstellen iets te bouwen.
Dit artikel verscheen eerder als ‘Begin met een audit’. Het onderzoek heet nu de Werkscan.
Je neemt contact met ons op omdat iets niet soepel loopt. Een aanvraag die zoekraakt terwijl je bij een klant staat. Klantgegevens die je voor elke offerte opnieuw overneemt. Uren en werkbonnen die na werktijd nog verwerkt moeten worden. De vraag klinkt dan vaak zo: kunnen jullie daar iets voor bouwen?
Soms is het antwoord ja. Vaak past iets eenvoudigers. Een andere werkafspraak, een instelling in software die je al gebruikt, of één koppeling. Wat het beste werkt, weet je pas als je goed hebt gekeken hoe het werk nu loopt.
Eerst een gesprek
Het begint met een vrijblijvende kennismaking. Je vertelt hoe je werkt en waar het vastloopt. Een technisch plan is niet nodig. Soms is na dat gesprek al duidelijk wat er moet gebeuren. Soms ook dat Atlas niet de juiste partij is. Dan zeggen we dat.
Daarna, als het nodig is, de Werkscan
Is de oorzaak of de passende oplossing nog niet duidelijk, dan stellen we een Werkscan voor. Dat is een betaald onderzoek met een omvang die we vooraf samen afspreken. De Werkscan duurt ongeveer twee weken, afhankelijk van wat we voor je bouwen.
In die tijd kijken we samen naar een afgesproken deel van je werk. Hoe verloopt een aanvraag, een klus of een administratieve taak nu, en wie is daarbij betrokken? Waar wordt informatie overgenomen, nagezocht of dubbel ingevuld? En maakt een andere werkwijze, een bestaande instelling, een koppeling, automatisering of maatwerk daar echt verschil?
Aan het eind krijg je een schriftelijk overzicht: welke knelpunten we zagen, welke opties er zijn en wat wij als eerste zouden aanpakken. Dat lopen we samen door in een eindbespreking. Je hoeft daarna niets bij ons te laten bouwen.
Wat eruit kan komen
- Niets nieuws bouwen. Soms werkt wat je hebt al goed genoeg, of is een andere werkafspraak de beste oplossing. Ook dat is een goede uitkomst.
- Eén gerichte verbetering. Soms is er één afgebakend punt dat we los kunnen oplossen.
- Bouwen. Soms blijkt bouwen de juiste stap. Dan krijg je een voorstel waarin vooraf staat wat we bouwen, wat het moet opleveren en hoe de planning eruitziet.
Waarom we zo beginnen
Bouwen is een serieuze stap, voor jou en voor ons. Beide kanten moeten weten dat het de juiste stap is voordat we eraan beginnen. De Werkscan geeft die duidelijkheid. Wij hoeven niet te doen alsof we al weten wat er moet gebeuren, en jij hoeft niet te kiezen op basis van een vermoeden.
Het is dezelfde regel die we overal toepassen: eerst begrijpen hoe het werk werkelijk loopt, dan pas bouwen.
En na het bouwen
De route is Gesprek, Werkscan, Bouwen, Beheren. Niet elke stap is altijd nodig. Beheren betekent dat wij de oplossing na de oplevering blijven verzorgen. Dat spreken we alleen af als de oplossing daarom vraagt en we het samen zo besluiten.
Twijfel je of een Werkscan bij jouw vraag past? Dat bespreken we in het eerste gesprek.
Kaje
